Les meilleurs outils technologiques pour bien gérer votre OBNL

Dans le quotidien d’un organisme à but non lucratif, chaque heure compte, chaque dollar est précieux, et chaque effort peut faire une réelle différence. Pourtant, trop souvent les équipes se retrouvent à jongler entre des fichiers éparpillés, des courriels en double, des tâches oubliées ou une comptabilité manuelle qui gruge un temps fou.

La bonne nouvelle, c’est qu’en plus des outils d’intelligence artificielle (qui feront l’objet d’un prochain article), il existe une multitude de solutions technologiques simples et accessibles pour alléger votre charge de travail. Avec un peu de stratégie et quelques ajustements, même un petit OBNL peut améliorer son efficacité… sans exploser son budget.

Voici quelques pistes concrètes pour mieux vous outiller.

Structurer vos projets avec un outil de gestion

Entre la gestion des événements, les rapports à produire, les suivis avec les bailleurs de fonds et les demandes de bénévoles, il est facile de se sentir débordé. Un outil de gestion de projet comme Asana, Trello ou ClickUp peut vous aider à y voir plus clair.

Ces outils vous permettent de créer des tableaux où chaque tâche peut être assignée à une personne, avec une date d’échéance, des commentaires, des pièces jointes, etc. Vous pouvez visualiser votre planification en mode liste, calendrier, Kanban (ou mon préféré, le diagramme de Gantt).

👉 De mon côté, j’utilise Asana pour la gestion de mes projets. Ce que j’apprécie particulièrement, c’est la fonctionnalité des objectifs, qui permet de traduire une vision stratégique en tâches concrètes et suivies dans le temps. On peut ainsi facilement passer d’un grand objectif annuel à une planification trimestrielle, puis à des actions hebdomadaires. J’aime aussi la richesse des intégrations, notamment avec Everhour, que j’utilise pour le suivi du temps. Cela me permet de mesurer concrètement le temps investi par projet ou par client, sans avoir à sortir d’Asana.

💡Truc de pro : Désignez une personne responsable du logiciel dans votre équipe. Cette personne pourra former les autres, assurer un bon usage de l’outil, et veiller à ce que vos projets soientt toujours à jour. Un bon outil de gestion devient rapidement inutile s’il n’est pas alimenté régulièrement — mieux vaut qu’il soit vivant, même avec peu de projets, que vide ou oublié.

Suivre vos donateurs avec un CRM adapté

La relation avec vos donateurs, partenaires et bénévoles est au cœur de votre mission. Pour bien les suivre, les remercier, leur envoyer les bons reçus au bon moment ou les inviter à participer à vos événements, il est essentiel d’avoir un bon CRM (Customer Relationship Management).

Des outils comme DonorPerfect et Prodon sont spécialement conçus pour les OBNL. Ils permettent entre autres de de :

• garder un historique complet des dons, communications et interactions;

• segmenter vos listes pour des campagnes ciblées;

• générer automatiquement des reçus et des rapports;

• synchroniser les données avec vos outils comptables ou marketing.

Simplifier la comptabilité avec QuickBooks en ligne

La comptabilité n’a pas besoin d’être un casse-tête. QuickBooks en ligne est une solution flexible et accessible qui convient très bien aux réalités des OBNL. L’un de ses grands avantages? Il peut se connecter automatiquement à vos comptes bancaires, ce qui élimine complètement l’entrée de données manuelle. Vos transactions apparaissent en temps réel dans l’interface, prêtes à être classées.

Ce logiciel s’intègre également facilement avec plusieurs autres outils, ce qui ouvre la porte à de nombreuses automatisations. Par exemple, il peut être connecté à votre CRM, à votre plateforme de dons en ligne ou à votre outil de gestion de projets pour créer des flux de travail harmonisés.

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Gagner du temps avec des intégrations et de l’automatisation

Plus vos outils peuvent communiquer entre eux, plus vous réduisez les tâches répétitives. Aujourd’hui, plusieurs plateformes offrent des intégrations directes. Par exemple, QuickBooks peut se connecter à votre CRM pour automatiser l’entrée de vos écritures comptables et Asana peut s’intégrer à Teams ou Google Agenda pour faciliter votre gestion du temps.

Et si une intégration n’existe pas, vous pouvez toujours passer par une solution comme Zapier, qui agit comme un pont entre vos différentes applications.

👉Exemple concret: Lorsqu’un don est reçu en ligne…

• Un reçu est généré automatiquement et envoyé par courriel au donateur;

• La fiche du nouveau contact est créée dans votre CRM;

• L’écriture comptable est automatiquement inscrite dans votre système de comptabilité;

• Une tâche de suivi est créée dans votre tableau de gestion de projet.

Soyez créatifs!

En conclusion : choisir des outils au service de vos valeurs

Adopter de nouveaux outils technologiques, ce n’est pas une fin en soi. C’est un moyen de mieux soutenir votre mission, de simplifier le quotidien de votre équipe, et de vous concentrer sur ce qui compte vraiment : créer un impact positif dans votre communauté.

Prenez le temps d’observer vos façons de faire actuelles. Où perdez-vous du temps? Quelles tâches pourraient être simplifiées? Puis, explorez une solution à la fois. Vous verrez : même de petits ajustements technos peuvent avoir un grand effet sur votre efficacité.

Besoin d’un coup de main pour choisir les bons outils ou automatiser certaines tâches dans votre OBNL? N’hésitez pas à me contacter, il me fera plaisir de vous guider!